Går du med tanker om at prøve kræfter med at lave dine egne begivenheder? Eller måske står du i den situation, at du har brug for en hjælpende hånd til netop dit event? Så læs med her.

God eksekvering er alfa-omega

Det kan være et omfattende stykke arbejde at udforme og udføre sine egne begivenheder fra start til slut. Uanset om der her er tale om kulturelle begivenheder, konferencer, firmaevents, festivaler mv., kræver de alle sammen god planlægning, organisering og kommunikation.

Afhængigt af hvilken type begivenhed du vil udforme, vil der være et svingende omfang af krav, økonomiske omkostninger, forventninger og behov, som du skal tage højde for. God og effektiv projektledelse er her en forudsætning for dig som facilitator, hvis du ikke skal have din begivenhed eller event til at køre fuldstændig af sporet. Du skal være opmærksom på at kravet om effektiv og god projektledelse stiger i takt med størrelsen af din begivenhed, da du vil skulle administrere flere områder, folk og ressourcers i et større omfang.

Dyre konsekvenser

Afhængigt af dit formål med din begivenhed, om det er en gratis eller hvor man skal betale for at deltage, kan det blive en bekostelig affære, hvis du har dårlig organisering, løber over dit budget, ikke tiltrækker nok eller nogen mennesker med videre. Særligt hvis dit event kræver betaling ved deltagelse, men at du ingen deltagere har, vil du skulle stå med finansieringen og betalingen af eventet på egen bekostning. Har du ikke råd til dette kan det blive rigtigt problematisk, og der findes mange gode dårlige eksempler på netop dette; Fyre Festival, DashCon 2014, Tomorrow World 2015 osv.

God organisering er ikke det eneste krav for succes

En anden lige så stor hjørnesten til et succesfuldt event, uanset om det er gratis eller mod betaling, er at hverve deltagere til eventet. Det kan godt være at du har formået at organisere hele dit event til mindste detalje, men formår du ikke at tiltrække folk, vil du stå i samme triste situation som med dårlig organisering.

Det er derfor vigtigt at kende sit publikum og tiltrække sine ønskede målgrupper. Markedsføring og kommunikation står her på lige fod med god organisering og planlægning. Har du styr på begge to aspekter, vil du stå med succesfuldt event, da de begge to tilsammen udgør et godt event.

For at tiltrække deltagere til din begivenhed er du nemlig nødsaget til at kende dit publikum, hvor de hænger ud og hvordan appellerer til dem.

Skaf hjælp hvis du er i nød

At stable et event på fode kan være tidskrævende, kosteligt og omfattende i omfanget af tilknyttet arbejde. Er du en god organisator, men til gengæld en dårlig kommunikatør eller omvendt, vil du løbe en risiko for at udforme et dårligt event. Det kan derfor altid anbefales at søge professionel hjælp fra f.eks. et eventbureau, hvis du har problemer eller svært med noget særligt. Du kan nemlig lære af andres erfaringer og viden, så du undgår ærgerlige fejl og situationer. På den måde vil du stå rustet og komme så godt afsted mod et succesfuldt event som muligt.